11 Istilah Penting dalam Proses Fulfillment yang Wajib Kamu Ketahui

Memulai bisnis online memang terlihat mudah, tetapi mengelola proses di balik layar sering kali menjadi tantangan tersendiri. Mulai dari penyimpanan barang, penyiapan pesanan, hingga memastikan paket tiba tepat waktu, semuanya membutuhkan sistem yang rapi dan efisien.

Sayangnya, masih banyak pebisnis yang terjun tanpa memahami istilah dasar yang sebenarnya penting untuk kelancaran operasional. 

11 Istilah Penting dalam Proses Fulfillment

Jika kamu ingin bisnismu berjalan lebih efisien, minim kesalahan, dan mampu bersaing dengan brand besar, berikut istilah penting dalam dunia fulfillment yang wajib kamu ketahui:

1. Stock Opname

Stok opname adalah proses penting dalam menghitung jumlah fisik stok persediaan dan memastikan jumlahnya sesuai dengan catatan. Praktik ini membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian jumlah fisik dan catatan, mencegah kekurangan stok, serta memastikan catatan persediaan yang akurat, yang sangat penting untuk pemenuhan pesanan yang tepat waktu. 

Beberapa tips yang bisa kamu lakukan diantaranya dengan melakukan stok opname berkala, menggunakan metode FIFO, mencatat selisih jumlah fisik dan data di catatan, dan memperbarui sistem ERP.

2. Manajemen Inventaris

Manajemen inventaris adalah fondasi dari proses fulfillment, yang mencakup pemesanan strategis, penyimpanan, dan pemanfaatan stok. Manajemen inventaris yang efisien sangat penting untuk memastikan produk yang tepat dalam kuantitas yang tepat, pada waktu yang tepat sehingga bisa meminimalkan biaya dan memaksimalkan penjualan. 

Beberapa strategi manajemen inventaris yang bisa kamu lakukan diantaranya menetapkan safety stock, mengelola supplier, dan mengatur ketersediaan lahan gudang.

Baca juga: Sistem Manajemen Inventaris vs Excel: Mana Yang Lebih Unggul?

3. Stock Keeping Unit

SKU atau Stock Keeping Unit adalah kode unik untuk setiap varian produk di inventaris. SKU sangat penting untuk melacak tingkat persediaan, memperkirakan permintaan, dan mengatur tata letak gudang. Pengelolaan SKU yang tepat dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi pemrosesan fulfillment.

Beberapa tips manajemen SKU yang bisa kamu lakukan diantaranya membuat SKU terstruktur, mencantumkan info produk, dan menggunakan barcode.

4. First In First Out (FIFO)

FIFO adalah prinsip atau metode pengendalian persediaan di mana produk atau material yang pertama masuk ke gudang harus dijual atau digunakan terlebih dahulu sebelum persediaan yang baru masuk. 

Metode ini sangat cocok diterapkan pada persediaan barang mudah rusak atau barang yang memiliki tanggal kadaluarsa. Contohnya bahan makanan segar seperti buah-buahan, sayuran, susu, dan daging. Penerapan FIFO dapat menjaga kesegaran produk dan meminimalisir risiko barang kadaluarsa yang tentunya dapat menimbulkan merugikan perusahaan.

5. Last In First Out (LIFO)

Berkebalikan dengan FIFO, LIFO adalah prinsip pengendalian persediaan di mana produk atau material yang terakhir masuk ke gudang harus dijual atau digunakan terlebih dahulu. 

Prinsip ini umumnya lebih menguntungkan untuk persediaan barang yang memiliki masa simpan lama dan tidak mudah rusak seperti elektronik, buku, obat-obatan, dan lainnya. Hal ini dikarenakan penjualan persediaan barang baru yang harga belinya lebih mahal, jika dijual terlebih dahulu maka dapat menghasilkan margin keuntungan yang lebih tinggi bagi perusahaan.

6. Order Fulfillment atau Pemenuhan Pesanan

Pemenuhan pesanan adalah serangkaian proses di mana perusahaan menerima order dari pelanggan, memproses pembayaran, mengelola persediaan, melakukan pengemasan produk sampai pesanan tersebut dikirim ke alamat pelanggan. 

Efisiensi dalam proses pemenuhan pesanan sangat penting untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan sekaligus mendorong terjadinya repeat order atau pembelian ulang. Beberapa kunci sukses dalam proses pemenuhan pesanan yang cepat dan akurat antara lain komunikasi dengan pelanggan, koordinasi antar tim penjualan dengan tim pergudangan, serta pembaharuan informasi pengiriman secara real-time.

7. Fulfillment Center dan Fulfillment Warehouse

Fulfillment Center dan Fulfillment Warehouse pada dasarnya adalah fasilitas penyimpanan dan pengelolaan persediaan barang yang digunakan untuk mendukung proses pemenuhan pesanan pelanggan dari bisnis e-commerce.

Fulfillment center biasanya mengacu pada fasilitas skala besar yang dilengkapi dengan teknologi canggih untuk menangani ribuan orderan secara efisien setiap harinya. Fulfillment center bisa digunakan untuk melayani banyak perusahaan, brand, atau platform e-commerce sekaligus.

Baca juga: Apa Itu Fulfillment Center? 6 Keunggulan Fulfillment Center Yang Wajib Kamu Ketahui

Sedangkan fulfillment warehouse biasanya berskala lebih kecil dan ditujukan untuk mendukung kebutuhan khusus suatu bisnis tertentu, entah itu toko online mandiri atau brand tunggal. Artinya, fulfillment warehouse lebih difokuskan pada produk dan proses pemenuhan pesanan yang spesifik.

Meski berbeda, keduanya memiliki peran vital dalam ekosistem e-commerce guna memastikan pemenuhan dan pengiriman produk ke pelanggan dapat berjalan dengan cepat dan akurat. Pemilihan jenis fasilitas fulfillment tergantung pada skala dan kompleksitas operasi bisnis yang dijalankan.

8. Third-Party Logistics

Logistik pihak ketiga atau Third-party Logistics (3PL) adalah perusahaan logistik profesional yang menangani kegiatan rantai pasokan produk mulai dari penyimpanan di gudang, pengemasan, hingga pengiriman barang dagangan ke tangan pelanggan. 

Dengan memberdayakan perusahaan logistik ke pihak ketiga, kamu dapat lebih fokus mengembangkan bisnis inti sekaligus mendapatkan mitra logistik profesional dengan layanan yang baik dan sebisa mungkin dengan biaya yang efisien.

9. Dropshipping

Dropshipping adalah metode penjualan barang secara online di mana toko dropshipper menerima pesanan dari pelanggan kemudian secara otomatis mengirimkan data pesanan tersebut ke supplier / pemasok atau pabrik.

Produk yang dijual dengan cara dropshipping akan dikirim langsung oleh pihak pemasok dari gudang ke alamat pelanggan, tanpa harus melalui persediaan barang si dropshipper. Dropshipping memungkinkan pelaku usaha untuk menjual aneka produk tanpa harus menyediakan modal besar untuk stok barang di gudang sendiri.

10. Reverse Logistics

Reverse logistics atau logistik terbalik mencakup alur distribusi produk dari arah pelanggan kembali ke perusahaan, seperti proses pengembalian dan penukaran produk dari pelanggan (retur). 

Pelaksanaan logistik terbalik yang cepat dan tanggap dalam menangani keluhan konsumen dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan terhadap merek atau perusahaan.

Beberapa aspek penting dalam reverse logistics termasuk kebijakan dan prosedur retur barang yang jelas dan efisien, hingga aktivitas pemeriksaan dan perbaikan produk retur agar layak untuk dijual kembali.

11. Inventory Tracking

Pelacakan inventaris secara real-time adalah teknologi yang memudahkan pengecekan data stok produk secara cepat dan akurat hingga ke menit terakhir. Dengan pelacakan persediaan barang secara real-time, perusahaan e-commerce dapat melakukan pengambilan keputusan penting dengan tepat, mencegah overselling stok, hingga mengoptimalkan sistem manajemen inventaris secara keseluruhan. 

Pelacakan real-time juga memungkinkan tim penjualan, gudang dan logistik untuk berkoordinasi lebih baik guna memastikan kelancaran operasional perusahaan.

Itulah dia sebelas istilah penting dalam proses fulfillment yang harus kamu ketahui. Memahami istilah-istilah ini bisa membantu kamu dalam membangun operasional yang lebih terstruktur, efisien, dan siap berkembang.

Jika diterapkan dengan konsisten, seluruh proses bisnis akan berjalan lebih lancar dan peluang untuk scale up pun semakin terbuka.