Apa Itu Delivery Order? Pengertian, Fungsi, dan Proses Lengkapnya

Delivery order merupakan istilah yang sering digunakan dalam dunia logistik dan perdagangan, khususnya dalam kegiatan distribusi barang dan jasa. Delivery order (DO) adalah dokumen penting yang digunakan sebagai perintah resmi untuk menyerahkan barang dari penyimpanan kepada pihak penerima. 

Maka dari itu, kali ini kita akan membahas secara mendalam mengenai pengertian, fungsi, jenis, serta proses lengkap dari delivery order.

Simak baik-baik, ya!

Apa Itu Delivery Order?

Delivery order atau biasa disingkat DO adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pemilik barang (biasanya penjual atau eksportir) yang memerintahkan penyimpanan barang (gudang atau terminal) untuk menyerahkan barang kepada pihak penerima yang ditunjuk. Dokumen ini merupakan bukti otentik bahwa penerima barang memiliki hak untuk mengambil barang dari tempat penyimpanan.

Dalam konteks perdagangan internasional, delivery order sering digunakan sebagai pengganti bill of lading (B/L) setelah pembayaran atau pelunasan kewajiban dilakukan. Oleh karena itu, DO sering kali menjadi kunci utama dalam proses pengeluaran barang di pelabuhan atau gudang.

Fungsi Utama Delivery Order

Delivery order memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

• Sebagai bukti perintah pengiriman barang, yang memerintahkan pihak penyimpanan atau pengangkutan untuk menyerahkan barang kepada penerima yang sah.

• Mempermudah proses pengeluaran barang dari gudang, pelabuhan, atau terminal penyimpanan dengan memperlihatkan dokumen sah yang mengkonfirmasi hak pengambilan.

• Mengurangi risiko kesalahan pengiriman, karena semua data terkait barang, jumlah, dan penerima telah dicatat dengan jelas.

• Sebagai dasar hukum dalam penyelesaian sengketa apabila terjadi masalah dalam proses serah terima barang.

Jenis-Jenis Delivery Order

Dalam praktiknya, terdapat beberapa jenis delivery order, di antaranya:

• Delivery order untuk pengeluaran barang impor: Digunakan dalam kegiatan impor, di mana importir memperoleh DO dari perusahaan pelayaran atau pengangkut setelah menunjukkan bukti pembayaran dan dokumen lain yang disyaratkan.

• Delivery order domestik: Digunakan dalam pengiriman barang antarkota atau antarprovinsi, yang diterbitkan oleh perusahaan logistik kepada penerima barang.

• Partial delivery order: Diterbitkan jika pengiriman barang dilakukan secara parsial atau sebagian, sesuai dengan persetujuan antara pengirim dan penerima.

Proses Lengkap Penerbitan dan Penggunaan Delivery Order

Agar lebih memahami bagaimana delivery order digunakan, berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses penerbitan dan penggunaannya:

1. Konfirmasi pembayaran: Pemilik barang akan memverifikasi bahwa pembeli atau penerima telah memenuhi semua kewajiban pembayaran, termasuk biaya pengiriman, pajak, atau bea masuk (jika berlaku).

2. Penerbitan delivery order: Setelah konfirmasi pembayaran, pemilik barang (biasanya perusahaan pelayaran, freight forwarder, atau eksportir) akan menerbitkan DO yang memuat informasi lengkap seperti nama pengirim, penerima, deskripsi barang, jumlah, serta lokasi penyimpanan.

3. Penyerahan dokumen DO kepada penerima: Penerima barang akan menerima DO sebagai bukti bahwa mereka berhak mengambil barang. Dokumen ini dapat diberikan secara fisik maupun digital, tergantung sistem perusahaan.

4. Pengambilan barang di lokasi penyimpanan: Penerima membawa DO ke lokasi penyimpanan (gudang, pelabuhan, terminal) dan menyerahkannya kepada petugas. Petugas akan mencocokkan data pada DO dengan data penyimpanan sebelum menyerahkan barang.

5. Penyelesaian administrasi: Setelah barang diambil, semua administrasi terkait serah terima akan diselesaikan dan dicatat sebagai bukti pengeluaran barang.

 

Baca juga: Apa Itu Supply Chain? Ini Pengertian dan Komponen Utamanya!

 

Informasi yang Harus Ada dalam Delivery Order

Agar sah dan mempermudah proses serah terima barang, sebuah delivery order harus memuat informasi berikut:

• Nomor dan tanggal DO

• Nama dan alamat pengirim

• Nama dan alamat penerima barang

• Deskripsi lengkap barang (jenis, jumlah, berat, volume)

• Lokasi pengambilan barang

• Tanggal pengambilan barang

• Tanda tangan resmi dari pihak yang berwenang

Perbedaan Delivery Order dan Bill of Lading

Banyak yang keliru menganggap delivery order sama dengan bill of lading. Padahal, keduanya memiliki fungsi berbeda:

• Bill of lading (B/L) adalah dokumen kepemilikan barang yang dikeluarkan oleh pengangkut kepada pengirim, sedangkan delivery order merupakan perintah untuk menyerahkan barang kepada pihak penerima yang ditunjuk oleh pemilik barang.

• B/L bersifat transferable (dapat dialihkan hak kepemilikannya), sedangkan DO biasanya bersifat non-transferable.

• B/L diperlukan dalam pengambilan barang internasional, sementara DO digunakan setelah kewajiban pembayaran dan dokumen lain dilunasi.

Mengapa Delivery Order Sangat Penting?

Peran delivery order sangat vital dalam memastikan kelancaran proses distribusi barang. Tanpa DO yang sah, pengambilan barang dapat tertunda, bahkan dapat menimbulkan masalah hukum. Oleh karena itu, baik perusahaan logistik, importir, maupun eksportir wajib memahami prosedur dan pentingnya dokumen ini.

Delivery order adalah elemen penting dalam rantai pasok yang berfungsi sebagai perintah resmi untuk menyerahkan barang kepada pihak penerima. Dengan pemahaman yang baik mengenai pengertian, fungsi, jenis, dan proses penggunaan DO, kita dapat memastikan kelancaran proses distribusi barang dan meminimalisir potensi kesalahan. Pastikan Anda selalu memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen sebelum melakukan pengambilan barang.

Bagi Anda yang membutuhkan mitra fulfillment center yang handal, Ethix adalah solusi tepat. Dengan berbagai kelebihannya, Ethix siap membantu brand Anda memperluas jangkauan pasar dan meningkatkan kepuasan pelanggan.