Apa Itu Lead Time? Pengertian, Jenis, dan Faktor yang Memengaruhinya

Pernahkah Anda bertanya mengapa sebuah pesanan bisa sampai hanya dalam hitungan hari, sementara pesanan lain butuh waktu berminggu-minggu? Perbedaan tersebut sering kali berkaitan dengan satu konsep penting dalam manajemen operasional, yaitu lead time.

Secara tidak langsung, lead time menjadi indikator penting karena berkaitan langsung dengan kecepatan pelayanan kepada pelanggan dan kelancaran operasional perusahaan. 

Tapi, apa sebenarnya lead time secara lebih jelas dan apa faktor-faktor yang memengaruhinya?

Apa Itu Lead Time?

Secara umum, lead time adalah total durasi dari awal permintaan hingga penyelesaian akhir suatu proses.

Misalnya, dalam perusahaan manufaktur, lead time dihitung sejak bahan baku dipesan, diproduksi, hingga barang jadi siap dikirim. Sementara itu, dalam bisnis ritel atau e-commerce, lead time bisa dihitung sejak pelanggan melakukan pemesanan hingga produk diterima.

Meskipun lead time merupakan proses yang terjadi di internal suatu perusahaan, tetapi hal ini sangat berpengaruh terhadap customer experience. Lead time yang terlalu lama berpotensi membuat pelanggan beralih ke kompetitor yang lebih cepat.

Hal ini menjadikan lead time sebagai indikator yang sangat penting dalam operasional sebuah bisnis.

Jenis-jenis Lead Time

Istilah lead time kemudian terpecah ke dalam beberapa jenis yang merupakan bagian dari lead time itu sendiri, seperti:

1. Procurement Lead Time

Waktu yang dibutuhkan sejak perusahaan melakukan pemesanan bahan baku kepada pemasok hingga bahan tersebut diterima dan siap digunakan.

2. Production Lead Time

Waktu yang diperlukan ketika memproses bahan baku hingga menjadi produk utuh. Ini mencakup waktu produksi, perakitan, hingga quality control.

3. Shipping Lead Time

Jangka waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk dari gudang ke pelanggan. Faktor jarak dan metode pengiriman sangat mempengaruhi jenis lead time ini.

4. Order Lead Time

Total waktu mulai dari pelanggan memesan hingga produk diterima. Biasanya, ini merupakan gabungan dari beberapa jenis lead time sebelumnya.

Tapi, bagaimana cara mengukur apakah sebuah lead time terhitung pendek atau panjang?

Cara Menghitung Lead Time yang Tepat

Sesuai dengan definisinya, cara menghitung lead time dihitung berdasarkan proses sejak awal hingga akhir. Maka rumus untuk menghitungnya, yaitu:

Lead Time = Waktu dalam Proses Pemesanan + Waktu Produksi + Waktu dalam Pengiriman

Sebagai contoh, sebuah perusahaan konveksi menerima pesanan 500 kaos dari pelanggan. Proses administrasi dan konfirmasi pesanan membutuhkan waktu 2 hari. 

Setelah itu, proses produksi berlangsung selama 5 hari hingga seluruh kaos selesai dijahit dan melalui tahap pengecekan kualitas. Selanjutnya, pengiriman ke alamat pelanggan memerlukan waktu 3 hari.

Berdasarkan data tersebut, perhitungan lead time adalah:

2 hari (pemesanan) + 5 hari (produksi) + 3 hari (pengiriman) = 10 hari

Artinya, total waktu yang dibutuhkan sejak pesanan diterima hingga produk sampai ke pelanggan adalah 10 hari. 

Melalui perhitungan ini, perusahaan dapat mengevaluasi tahapan mana yang paling memakan waktu dan menentukan strategi untuk meningkatkannya.

Namun, setiap proses atau tahapan juga dapat terganggu sehingga membuat lead time menjadi lebih panjang karena faktor-faktor tertentu.

Faktor-faktor yang Memengaruhi Lead Time

Terdapat berbagai faktor yang dapat mempengaruhi panjang atau pendeknya lead time dalam suatu bisnis, di antaranya:

1. Ketersediaan Bahan Baku

Ketersediaan bahan baku menjadi salah satu hal paling penting dalam produksi. Jika bahan baku sulit diperoleh atau pemasok mengalami keterlambatan, maka proses produksi otomatis ikut tertunda.

2. Efisiensi Proses Produksi

Sistem kerja yang tidak optimal, mesin yang sering mengalami gangguan atau masih menggunakan cara manual akan langsung berdampak pada waktu produksi.

3. Sistem Manajemen Persediaan

Stok yang terlalu sedikit berisiko menyebabkan kekosongan bahan atau produk sehingga proses harus menunggu hingga persediaan tersedia kembali. 

Sebaliknya, stok yang berlebihan juga dapat menghambat alur kerja karena memerlukan waktu tambahan untuk pencatatan, penyimpanan, dan pengendalian.

4. Jarak dan Metode Pengiriman

Pengiriman jarak jauh atau penggunaan metode pengiriman standar biasanya membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan layanan ekspres. Hal ini juga pasti akan langsung berpengaruh pada lead time.

5. Permintaan Pasar yang Fluktuatif

Lonjakan pesanan secara tiba-tiba, misalnya saat ada promo besar atau musim tertentu, dapat membuat proses pemenuhan pesanan menjadi lebih lama.

Faktor-faktor di atas secara langsung akan berdampak pada panjang atau pendeknya durasi produksi dari awal hingga selesai. Hal ini juga menjadikan lead time bukan hanya durasi biasa, tetapi juga indikator yang bisa dijadikan catatan untuk evaluasi operasional bisnis. Lead time yang singkat dan tepat tentu akan berefek baik pada pertumbuhan bisnis.