Apa Tugas Admin Gudang? Berpengaruh Besar untuk Perusahaan!

Pengelolaan gudang yang efektif dan efisien sangat penting dalam operasional suatu perusahaan. Salah satu peran vital dalam hal ini adalah admin gudang, yang bertanggung jawab atas berbagai aspek pengelolaan inventaris dan distribusi barang. 

Sebuah laporan tugas akhir di PT. Kawistara Garmindo meneliti peran administrasi gudang dalam pengelolaan persediaan bahan baku menjadi barang jadi. Dalam penelitian ini, bisa dibilang pentingnya administrasi gudang dalam memastikan kelancaran proses produksi dan distribusi, memiliki dampak positif terhadap efisiensi operasional perusahaan.

Maka dari itu, kali ini kita akan membahas beberapa tugas admin gudang dan pentingnya peran ini dalam mendukung keberlangsungan operasional perusahaan.

Simak baik-baik, ya!

Tugas Admin Gudang

1. Mencatat Penerimaan dan Pengeluaran Barang

Admin gudang bertanggung jawab untuk mencatat semua barang yang masuk dan keluar dari gudang. Tugas ini mencakup mencatat jumlah, jenis, dan kondisi barang, serta memastikan bahwa data tersebut akurat dan terupdate dalam sistem inventaris. Ketelitian dalam pencatatan ini sangat penting untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam pengelolaan stok.

2. Memeriksa Stok Produk

Pengecekan rutin terhadap ketersediaan stok barang di gudang adalah bagian dari tugas admin gudang. Admin harus memastikan bahwa jumlah fisik barang sesuai dengan catatan di sistem dan memantau kondisi barang agar tidak ada yang rusak atau kadaluarsa. Pengawasan yang teliti dapat menghindarkan perusahaan dari kerugian akibat barang yang tidak terjual.

3. Mengelola Inventaris

Admin gudang harus mampu mengelola inventaris dengan baik, termasuk melakukan pengklasifikasian barang berdasarkan jenis atau kategori untuk memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan. Pengelolaan inventaris yang terstruktur dapat meningkatkan efisiensi operasional gudang.

4. Mengatur Pengiriman dan Penerimaan Barang

Admin juga bertanggung jawab untuk mengatur jadwal pengiriman barang ke konsumen serta menerima barang dari pemasok. Tugas ini mencakup berkomunikasi dengan jasa pengangkutan untuk memastikan pengiriman berjalan lancar. Koordinasi yang baik dengan pihak pengangkutan sangat penting untuk menjaga kelancaran distribusi barang.

5. Membuat Laporan Stok

Membuat laporan berkala mengenai ketersediaan barang adalah bagian penting dari tugas admin gudang. Laporan ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan terkait produksi dan distribusi. Laporan yang disusun dengan baik dapat memberikan gambaran jelas mengenai kondisi stok barang di gudang.

6. Memastikan Kualitas Barang

Admin gudang harus memeriksa kualitas barang yang diterima dan dikeluarkan, serta memastikan bahwa semua produk memenuhi standar kualitas sebelum didistribusikan kepada konsumen. Pemeriksaan kualitas ini penting untuk menjaga reputasi perusahaan dan kepuasan pelanggan.

7. Mengawasi Proses Bongkar Muat

Tugas ini melibatkan pengawasan terhadap aktivitas bongkar muat barang untuk memastikan bahwa semua prosedur dilakukan sesuai standar operasional yang ditetapkan, sehingga mengurangi risiko kerusakan pada barang. Pengawasan yang efektif dapat meningkatkan efisiensi dan keselamatan kerja di gudang.

8. Membuat Surat Jalan

Admin juga bertanggung jawab untuk membuat surat jalan sebagai bukti pengiriman barang kepada kurir atau pihak ketiga yang melakukan distribusi. Surat jalan ini penting sebagai dokumen legal yang mencatat proses pengiriman barang.

Baca juga: Apa Itu Checker Gudang? Ini Perbedaannya dengan Helper!

Apa Kualifikasi yang Dibutuhkan untuk Menjadi Admin Gudang?

Kualifikasi Pendidikan

1. Pendidikan Minimal: Sebagian besar perusahaan mensyaratkan ijazah minimal SMA/SMK. Namun, gelar diploma atau sarjana di bidang terkait seperti manajemen logistik, akuntansi, atau ekonomi akan menjadi nilai tambah.

2. Pengalaman Kerja: Memiliki pengalaman di bidang pergudangan atau logistik, meskipun tidak selalu diwajibkan, sangat dihargai. Pengalaman ini membantu calon admin untuk lebih cepat beradaptasi dengan tugas yang ada.

Keterampilan dan Kemampuan

1. Kemampuan Komputer: Admin gudang harus mampu mengoperasikan perangkat lunak seperti Microsoft Word, Excel, dan program manajemen inventaris lainnya. Keterampilan ini penting untuk pencatatan dan pengelolaan data.

2. Ketelitian dan Perhatian terhadap Detail: Pekerjaan ini memerlukan ketelitian tinggi dalam mencatat dan memeriksa stok barang untuk menghindari kesalahan.

3. Kemampuan Komunikasi: Kemampuan berkomunikasi yang baik diperlukan untuk berinteraksi dengan berbagai pihak dan memastikan informasi mengenai stok barang tersampaikan dengan jelas.

4. Kemampuan Matematika Dasar: Menguasai dasar-dasar matematika seperti penjumlahan dan pengurangan penting untuk menghitung stok barang.

Sikap dan Etika Kerja

1. Bertanggung Jawab dan Jujur: Sikap ini sangat penting dalam menjaga integritas data dan kepercayaan dalam tim kerja.

2. Kemampuan Bekerja di Bawah Tekanan: Admin gudang seringkali harus memenuhi deadline yang ketat, sehingga kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan sangat dibutuhkan.

3. Cepat Tanggap dan Prosedural: Kemampuan untuk merespons situasi dengan cepat serta mengikuti prosedur yang ada adalah kunci keberhasilan dalam posisi ini.

Dengan memahami dan menjalankan tugas-tugas di atas dengan baik, seorang admin gudang dapat memberikan kontribusi yang besar terhadap kelancaran operasional perusahaan. Kualifikasi dan keterampilan yang tepat akan membantu admin gudang dalam menjalankan tugasnya dengan efektif, sehingga mendukung keberhasilan perusahaan dalam jangka panjang.

Semoga bermanfaat, ya!

Bagi Anda yang membutuhkan mitra fulfillment center yang handal, Ethix adalah solusi tepat. Dengan berbagai kelebihannya, Ethix siap membantu brand Anda memperluas jangkauan pasar dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Apa Itu Inventory Control? Dapat Mencegah Kekurangan Stok!