Sistem Manajemen Inventaris vs Excel: Mana Yang Lebih Unggul?

Kebanyakan toko online dan UKM masih mengandalkan Excel untuk pencatatan dan manajemen persediaan barang. Meski gratis dan familiar untuk digunakan, apakah Excel sudah cukup dan fungsinya bisa ditingkatkan untuk manajemen inventaris? Mari kita telaah lebih dalam.

Apa Itu Sistem Manajemen Inventaris?

Sistem Manajemen Inventaris adalah sebuah perangkat lunak atau platform online yang dirancang khusus untuk melakukan pencatatan, pemantauan, analisis dan optimisasi terhadap persediaan barang di gudang atau toko.

Tujuan utamanya adalah memastikan tim inventory management selalu mendapatkan visibilitas penuh terhadap jumlah dan kondisi stok di setiap waktu. Dengan itu pengambilan keputusan terkait estimasi kebutuhan produksi, pemesanan bahan baku, penjadwalan stok opname, dan lainnya bisa dilakukan dengan data yang akurat.

Kelemahan Excel Sebagai Sistem Inventaris

Berikut kita bahas lebih lanjut apa saja kelemahan Excel sebagai sistem inventaris jika dibandingkan dengan sistem manajemen inventaris modern:

1. Rawan Kesalahan Pencatatan Manual

Input data Inventaris di Excel bergantung sepenuhnya pada ketelitian manusia. Apalagi jika Sobat Ethix memiliki ratusan bahkan ribuan varian barang yang harus dicatat secara manual. Sangat sekali riskan terjadi typo, kesalahan input kategori atau jumlah barang, dan sejenisnya.

Hal ini akan berdampak pada data stok barang yang tidak akurat. Belum lagi jika harus melakukan rekonsiliasi data di kemudian hari karena adanya data Inventaris yang salah sejak lama. Pastinya sangat merepotkan!

Solusi sistem manajemen inventaris modern sudah mengatasi masalah ini dengan fitur scan barcode yang memastikan akurasi pencatatan barang secara digital. Jadi risiko human error bisa diminimalisir.

2. Sulit Melacak Riwayat & Tren Persediaan

Menganalisis tren persediaan dari waktu ke waktu sangat sulit jika hanya mengandalkan rekap data Excel. Apalagi jika Teman Ethix memiliki ratusan item dengan transaksi bolak balik setiap harinya.

Tracking yang detail tentang tanggal, jenis dan jumlah barang masuk serta barang keluar bisa sangat berantakan di Excel, sehingga analisis tren persediaan barang menjadi tidak akurat dan sangat merepotkan ketika melakukan audit.

Sistem manajemen inventaris modern secara otomatis akan mencatat riwayat barang masuk dan barang keluar beserta tanggal dan detail transaksinya pada masing-masing barang. Sistem ini juga didukung dengan pencatatan riwayat yang rapi dan terstruktur pun memudahkan untuk melacak pola dan tren persediaan di dashboard analitik.

3. Lambat Memutakhirkan Data

Entri dan pemutakhiran data stok barang di Excel pastinya memakan waktu dan tidak real-time. Apalagi bila dilakukan secara manual untuk setiap transaksi barang masuk dan barang keluar. Seringkali pencatatan di Excel jadi jarang diperbaharui akibat aktivitas operasional bisnis yang padat.

Akibatnya, angka stok barang yang terlihat di Excel bisa jauh berbeda dari kondisi fisik di gudang toko. Ini sudah pasti sangat riskan dan berbahaya bagi kelancaran bisnis e-commerce Teman Ethix.

Sistem manajemen inventaris modern memungkinkan setiap transaksi barang langsung terekam ke dalam sistem secara real-time ketika proses pengambilan barang berlangsung, sehingga data sangat update dan sesuai kondisi fisik barang di gudang.

4. Rentan Kehilangan Data

Resiko kehilangan data Excel cukup besar, baik karena file rusak, harddisk laptop bermasalah, atau tidak sengaja terhapus. Tidak adanya backup dan version control data Excel secara cloud juga rawan menyebabkan kerugian bagi bisnis jika datanya tiba-tiba hilang.

Sistem manajemen inventaris modern selalu dilengkapi backup data cloud setiap harinya. Jadi, tidak perlu cemas lagi kehilangan riwayat transaksi inventaris akibat faktor teknis. Riwayat data inventaris bisnis Teman Ethix akan selalu aman dan terpantau di cloud.

5. Tidak Ada Pelaporan Otomatis

Untuk memantau kinerja inventaris bisnis lewat Excel, Teman Ethix harus membuat laporan sendiri secara manual. Mulai dari mengumpulkan data, menganalisis histogram persediaan barang, tren barang masuk/keluar, tingkat perputaran, sampai prediksi stok barang yang akan habis dan harus dipesan ulang.

Semua laporan ini tidak bisa dihasilkan Excel secara otomatis tanpa repot-repot manipulasi data oleh penggunanya. Tidak efisien bukan?

Salah satu fitur unggulan sistem manajemen inventaris adalah dashboard analitik real-time disertai auto-generated report bulanan dan tahunan terkait perfoma inventaris bisnis Teman Ethix. Laporan dapat di-export dalam format tertentu sesuai kebutuhan. Pastinya ini lebih efisien ketimbang menggunakan Excel.

6. Sulit Berkolaborasi Dengan Tim

Manajemen inventaris pada Excel yang dikelola oleh beberapa orang dalam tim operasional biasanya rawan terjadi saling menimpa edit data. Perlunya koordinasi yang rumit agar data selalu konsisten, apalagi jika bisnis Teman Ethix memiliki beberapa cabang dan ingin datanya terintegrasi, pastinya akan menjadi kesulitan tersendiri dalam menjalankan bisnis yang seharusnya bisa dihindari.

Sistem inventaris modern memungkinkan kita untuk berkolaborasi dengan anggota tim dan sudah dilengkapi fitur user access control serta activity log untuk masing-masing user. Setiap perubahan oleh setiap user akan tercatat dengan baik sehingga koordinasi di dalam tim operasional menjadi lebih lancar. Data inventaris di semua cabang bisnis juga bisa langsung tersinkronisasi secara real time ke dalam satu sistem.

Ethix: Pilihan Sistem Manajemen Inventaris Yang Tepat

Nah, setelah membandingkan berbagai keterbatasan Excel di atas dengan keunggulanSistem Manajemen Inventaris apakah teman Ethix masih mau menggunakan Excel?

Sudah saatnya berinvestasi yang tepat demi meningkatkan operasional bisnismu ke level berikutnya! Ethix siap membantumu menyediakan Sistem Manajemen Inventaris yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu. Kunjungi layanan Ethix untuk lebih detail.