Apa Itu Safety Stock? Definisi, Fungsi, dan Rumus untuk Menghitungnya

Ketersediaan produk sering kali menjadi masalah besar saat pelaku usaha belum memahami safety stock. Apalagi jika terjadi lonjakan pesanan, pelaku usaha sering kali harus membatalkan pesanan karena tidak adanya stok.

Pada kondisi ini, safety stock menjadi jalan keluar paling memungkinkan untuk dilakukan. Lalu, apa itu safety stock dan bagaimana cara menerapkannya?

Apa Itu Safety Stock?

Safety stock adalah stok tambahan yang disimpan melebihi kebutuhan untuk mengantisipasi ketidakpastian dalam operasional bisnis. Stok ini digunakan ketika terjadi lonjakan permintaan atau keterlambatan pasokan dari supplier.

Sederhananya, safety stock berperan sebagai stok cadangan supaya bisnis tetap berjalan tanpa gangguan.

Seberapa Penting Safety Stock bagi Bisnis?

Safety stock berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional bisnis. Hal ini karena safety stock dapat mencegah efek domino akibat habisnya stok.

Stok yang habis dapat menyebabkan pembatalan pesanan yang dapat memengaruhi pengalaman berbelanja customer menjadi kurang baik. Hal ini juga dapat mengakibatkan rating toko/usaha menjadi berkurang.

Di sisi lain, peluang untuk meningkatkan angka transaksi juga terbuang secara cuma-cuma. Padahal jika pelaku usaha mempersiapkan safety stock, kondisi bisnis bisa semakin baik dan mendapat keuntungan

Manfaat Safety Stock bagi Bisnis

Meski secara garis besar berperan sebagai stok cadangan, tetapi manfaat dari safety stock lebih dari itu.

Safety stock dapat memberikan berbagai manfaat, di antaranya:

1. Mencegah Kehabisan Stok (Stockout)

Manfaat utama safety stock adalah menghindari kehabisan barang saat terjadi lonjakan permintaan. Adanya stok pengaman ini membuat bisnis tetap bisa memenuhi pesanan pelanggan tanpa harus menunggu restock.

2. Menjaga Kepuasan Pelanggan

Ketersediaan produk yang stabil tentu akan meningkatkan pengalaman pelanggan. Sebaliknya, stok yang sering habis dapat membuat pelanggan beralih ke kompetitor.

3. Menjaga Stabilitas Operasional

Dengan stok yang lebih terkontrol, bisnis tidak perlu melakukan penyesuaian mendadak yang bisa mengganggu operasional, seperti pembatalan pesanan atau perubahan jadwal produksi.

Baca juga: Sewa Gudang untuk Bisnis? Perhatikan 7 Tips Ini Sebelum Memutuskannya

Kondisi yang Memengaruhi Safety Stock

Besaran safety stock tidak boleh ditentukan secara sembarangan. Ada beberapa faktor penting yang perlu diperhatikan agar jumlah stok pengaman tetap optimal dan tidak justru membebani biaya operasional.

Faktor-faktor tersebut, yaitu:

1. Jumlah Permintaan yang Bervariasi (Demand Variability)

Jumlah permintaan yang bervariasi menjadi alasan utama perlunya safety stock. Produk dengan pola penjualan yang naik turun, terutama saat campaign seperti flash sale atau tanggal kembar, membutuhkan stok pengaman yang lebih besar.

2. Lead Time Pengiriman

Semakin lama dan tidak pasti lead time pengiriman, maka semakin besar safety stock yang perlu disiapkan untuk menghindari kekosongan barang. Terlebih jika barang atau produk yang dibutuhkan dikirim dari luar negeri sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama untuk sampai.

3. Supplier

Supplier menjadi salah satu faktor apakah sebuah bisnis perlu safety stock atau tidak. Jika supplier sering mengalami keterlambatan atau tidak konsisten dalam memenuhi pesanan, maka bisnis perlu menyiapkan safety stock lebih tinggi sebagai antisipasi.

4. Risiko Kendala pada Rantai Pasok

Adanya kendala seperti keterlambatan logistik, cuaca buruk, atau kendala operasional dapat menghambat distribusi barang. Jika hal ini sering terjadi, mempersiapkan safety stock akan menjadi langkah yang tepat.

5. Jenis dan Karakter Produk

Produk FMCG seperti kebutuhan sehari-hari biasanya membutuhkan safety stock lebih tinggi dibanding produk slow moving. Hal ini karena tingkat perputaran produk yang cukup tinggi.

Selain itu, produk musiman juga memerlukan perhitungan khusus agar stok tidak berlebih setelah periode penjualan berakhir. Ini dilakukan agar mencegah terjadinya dead stock.

Baca juga: Hati-hati Bikin Rugi, Ini Cara Menghindari Dead Stock!

Rumus Menghitung Safety Stock

Hal selanjutnya yang harus dipahami pelaku usaha adalah tentang cara menghitung safety stock.

Perhitungan safety stock bisa dilakukan dengan beberapa metode, tergantung pada kompleksitas bisnis dan ketersediaan data. Berikut salah satu rumus yang paling umum digunakan:

Cara Hitung Sederhana untuk Menentukan Safety Stock

Metode ini dapat digunakan ketika bisnis belum memiliki standar deviasi atau tingkat variasi permintaan dan lead time.

Sederhananya, rumus ini akan berfokus pada selisih antara kondisi normal dan kondisi terburuk yang pernah terjadi. Dengan kata lain, metode ini mencoba mengantisipasi lonjakan permintaan tertinggi yang dikombinasikan dengan waktu pengiriman paling lama.

Rumus: 

• Safety Stock = (Penjualan Maksimum Harian - Penjualan Rata-rata Harian) x Lead Time Maksimum

Keterangan:

• Penjualan maksimum: jumlah penjualan tertinggi dalam satu hari atau periode tertentu
• Penjualan rata-rata: rata-rata penjualan harian
• Lead time maksimum: waktu terlama pengiriman dari supplier

Supaya lebih mudah dipahami, berikut contoh perhitungan sederhananya:

Sebuah bisnis fashion menjual kaos viral yang cukup laris di marketplace dengan penjualan rata-rata 40 pcs/hari, penjualan tertinggi 75 pcs/hari, dan lead time pengiriman rata-rata 5 hari, serta yang terburuk mencapai 8 hari.

Maka perhitungannya:

• Selisih penjualan: 75 − 40 = 35 pcs
• Safety stock: 35 × 8 = 280 pcs

Artinya, bisnis tersebut disarankan untuk menyimpan sekitar 280 pcs sebagai safety stock guna mengantisipasi lonjakan permintaan dan keterlambatan pengiriman.

Dengan perhitungan yang tepat, safety stock bukan hanya membantu mencegah kehabisan stok, tetapi juga mengeksekusi peluang terjadinya transaksi.

Menentukan jumlah safety stock yang ideal dapat membantu bisnis tetap stabil saat menghadapi permintaan tanpa harus menanggung beban stok berlebih.